税理士まめブログ

領収書・請求書の発行ルールについて【その2】

こんにちは。大阪の本町で公認会計士・税理士事務所をやっている小豆澤です。
前回の続き領収書・請求書の発行ルールのポイントを詳細に書きます。

①控えを残す
領収書・請求書は取引先に渡すので、控えを残しておかないとどのようなものを
発行したか分からなくなります。控えは必ず残しましょう。市販のものは複写式の
ものを選び、Excelやwordで作成する場合は控えも同時に印刷し、割印をしましょう。

②連番を入れる
連番(発行順にふる連続した番号)を入れることで、税務署の信頼は大変高くなります。
控えにも同じ番号をふるようにしましょう。

③書き損じを捨てない
複写式の控えが残せる領収書・請求書を使用する場合、書き間違った領収書・請求書は
控えにホッチキスなどで止めて保存するようにしましょう。書き損じを破棄すると不正使用
したと疑われます。

④再発行する場合は明記する
領収書・請求書を再発行する場合は、最初に発行した領収書や請求書は取引先から返し
てもらい、控えにホッチキスなどで止めて保存しましょう。
再発行する領収書・請求書には「再発行」と、控えには「○年○月○日No××発行分の
再発行、金額訂正のため」のように再発行の理由を記入しておきましょう。
理由を記載しておかないと、再発行の請求書や領収書が新たな売り上げや入金にかかる
ものであると疑われてしまいます。

以上、領収書・請求書の発行はきっちりやりましょう!

領収書・請求書の発行ルールについて【その1】

こんにちは。大阪の本町で公認会計士・税理士事務所をやっている小豆澤です。
今日は領収書・請求書の発行ルールについて書きます。

領収書や請求書は税務調査で重点的に調べられる書類です。
税務調査では、会社の売上の一部を帳簿に計上しないで税金を免れていないかを
重点的に調査します。
例えば、表向きの領収書、請求書のほかに脱税用の領収書、請求書を用意する、
現金で売り上げた分を帳簿に計上しない、架空口座に振り込ませるなどして売上を
除外するわけです。

うちはそんな悪いことせーへん、といってもあらぬ疑いをかけられないためにもしっかり
これらの書類を整えておく必要があります。

では、領収書・請求書の発行のポイントは、
①控を残す
②連番を入れる
③書損じを捨てない
④再発行をする場合は明記する
の4つです。

このポイントは、税務署から疑いをかけられないためだけではなく、領収書・請求書を
発行する担当者の不正の芽を摘む、つまり担当者の仕事をチェックする観点からも
大変重要になります。

では、次回は4つのポイントについて詳しく書きます。

会社重要書類のファイリングについて【その2】

こんにちは。大阪の本町で公認会計士・税理士事務所をやっている小豆澤です。
前回の続きを書きます。会社運営関係の書類のファイリングについてです。

まずは復習がてら会社運営関係の書類は次のようなものです。
定款、登記事項証明書、株主名簿、取締役会や株主総会の議事録

で、ファイルボックスの見出しラベルに会社運営関係と書きましょう。
そして「定款・定款変更議事録」「株主名簿」「平成24年度議事録」
のインデックスを作り、その区分に従って綴じ込んでいきます。

「定款・定款変更議事録」のところには、定款と定款変更に伴う株主総会の議事録を
綴じ込みます。登記事項証明書もここに綴じ込みましょう。

「株主名簿」には、株主名簿、株主の異動に伴う取締役会や株主総会議事録、株主売買
契約書などの関係書類を綴じ込みます。

「平成24年度議事録等」には、平成24年度におけるその他の取締役会や株主総会の
議事録を綴じ込みます。将来ファイルが一杯になったら、もっとも古い年度の議事録等を
移動します。「定款・定款変更議事録」「株主名簿」については、このファイルに残しておきます。

以上、会社の重要書類のファイリングについてでした。



会社重要書類のファイリングについて【その1】

こんにちは。大阪の本町で公認会計士・税理士事務所をやっている小豆澤です。
今回は領収書や請求書の他に大切な書類のファイリングについて書きます。

どんな大切な書類があるかと言うと次のようなものです。
①税金関係
各種届出書、確定申告書、法定調書合計表、償却資産申告書など
②社会保険・労働保険関係
各種届出書、算定基礎届、月額変更届、労働保険概算・確定保険料申告書など
③会社運営関係
定款、登記事項証明書、株主名簿、取締役会や株主総会の議事録
です。
開業したばかりの方にはどんな書類やねんと思われますが、各種書類の詳細は
また書かせてもらいます。

では、税金関係のファイルング方法について説明します。
まずは書類を収納するためのファイルボックス、書類の仕切りを作るための
インデックスを買いましょう。

で、ファイルボックスの見出しラベルに「税金関係書類」と書きましょう。
インデックスには「届出書・申請書」「平成24年度申告書等」「平成25年度申告書等」
と記入します。

まず、「届出書・申請書」のインデックスのところに以前ブログで書いた会社設立届出書
などの届出書や申請書を綴じ込みます。今後、新たな届出書や申請書を提出した時も
控をここに綴じ込みます。

で、「平成24年度申告書等」には平成24年度に提出した確定申告書、法定調書合計表、
償却資産申告書など税金関係の書類を綴じ込みます。「平成25年度申告書等」は、次年度
の税金関係書類を綴じ込みます。

将来ファイルボックスが一杯になったら、一番古い年度の申告書等んを別ファイルに移動させ
ます。「届出書・申告書」は移動しません。「届出書・申告書」は、その効力が将来にわたるの
で、いつでも探しやすい状態にしておきます。社会保険や労働保険関係も税金関係書類と同
じ要領でファイルングします。

なが、って感じなので会社運営に関するものは、次回書きます。

請求書のファイリングについて

こんにちは。大阪の本町で公認会計士・税理士事務所をやっている小豆澤です。
今回は請求書のファイリングについて書きます。

今の世の中は取引を商品の引き渡しの後に支払うことを約束して行う「信用取引」が
ほとんどになります。信用取引はその名のとおり取引先との信頼関係で成り立つものであり、
約束の期日に支払のできない会社は信用できない会社であるとされ、商売に支障をきたします。

そのため請求書の管理は大変重要になります。
送られてきた請求書はすぐにファイルボックスなどの未払請求書置き場に入れて、支払日まで
大切に保管します。支払日が複数ある場合は、支払日毎に未払請求書置き場を作りとよいでしょう。

支払が済んだら請求書は支払先ごとに作成したファイルに綴じ込むのがよいでしょう。
あまり取引がない取引先は、その他の取引先用のファイルに綴じましょう。

このような方法で請求書を整理し保存すると、支払のミスの心配がなくなりますし、
過去の仕入先との取引をチェックするときにも、簡単に請求書を見つめることができます。

お盆休みの読書について

こんにちは。大阪の本町で公認会計士・税理士事務所をやっている小豆澤です。
今回は、お盆休みの読書について書きます。

読書のきっかけは、先日受けた櫻井よしこさんのご講演です。
そのご講演の中で原発の話や放射能の話、日中問題等沢山の学びがありました。

その中の一つとして憲法改正について、人それぞれ様々な考えが
あるので、今一度憲法をお読みになってご自分で情報を入手し
ご自分の考えを確かめられるのもよいですよ。
とのお言葉がありました。

で、読みました。まずは入門編として
憲法はむずかしくない 池上彰 ちくまプリマー新書
日本国憲法 講談社学術文庫

いや~、いろいろ勉強になりました。あんまり学生の時に憲法について
勉強していなかったのですごくためになりましたね。
是非皆様にもお勧めの本です。

それと、もう一冊。

いや~、ついつい本棚見たら目に止まっちゃって読みました。
これで何度目やろ~。ていうくらい。
取りあえず、イタチってすごい♪
感動の43巻ですよね~。
これもおすすめです!

領収書のファイリングについて

こんにちは。大阪の本町で公認会計士・税理士事務所をやっている小豆澤です。
今回は領収書のファイリングについて書きます。

領収書は、お金の支払いを受けた会社などが「確かに受け取った」ことを証明するために、
支払をした会社などに発行する書類です。まあ、皆さん馴染みの書類だと思います。

これは会社のお金がどのように使われたかを客観的に証明できる書類で、
税務調査の時に不正な支出や帳簿の記載に誤りがないか確認するために使われるなど
大変重要な書類となります。

では、領収書のファイリングですが白紙のコピー用紙などに日付順に貼り付けてファイルに
綴じ保存しましょう。できれば勘定科目別(交通費、接待交際費とか)に分けることが望ましいです。
貼りつけ方は、日付順に少しずつずらして貼っていくのがポイントとなります。こうすると、かさばらず
探しやすくなります。


最後に領収書をもらうときに気をつけたいことを書きます。
それは、日付や宛名、金額、発行者の住所、会社名の記載、発行者の押印、印紙の貼付と消印など
領収書の記載内容に不備がないことを確認することです。特に宛先には必ず会社名の記載があることを
確かめましょう!

では、次回は請求書のファイリングについて書きます。

書類の整理と保存方法について【その2】

こんにちは。大阪の本町で公認会計士・税理士事務所をやっている小豆澤です。
前回は書類の整理と保存方法について、意識改革!「整理する時間ができるこ
とはない!」と考え、日頃から整理する習慣をつけることが大事!という意識面の
ことを書きました。

今回は本格的に書類の整理と保存方法についての事務的な処理を書きたいと思います。
まずは書類を3つに区分しましょう。
①大切な書類
②暫く保管する書類
③いらない書類

①大切な書類は、紛失しないように一定のルールに従ってファイルングします。
このファイルング方法については、次回書きます。

②暫く保管する書類は、3月末まで保管、12月末まで保管など、書類の保管期間を
書いたファイルをいくつか作成しておき、そのファイルボックスに保管期間に応じて入れ
るようにします。
(ファイルボックスと保管例)
 

③いらない書類は、えいや!で捨てましょう。

このようにまずは書類を区分することから始めましょう!
では、次回は経理に関する大切な書類のファイリング方法について書きます。

書類の整理と保存方法について【その1】

こんにちは。大阪の本町で公認会計士・税理士事務所をやっている小豆澤です。
今回からは経理事務のいろはを書いていきたいと思います。

まずは、書類の整理と保存方法について。

さあ、会社作って営業するぞ~と、意気込んだのもつかの間、取引先から請求書や
見積書、使ったお金の領収書、税務署から大量の分厚い封筒などで会社は書類の
山になります。営業忙しいし、時間あった時に整理をしよう~。と思っていても、
人は弱いもの。
営業が忙しすぎて、ちょっと時間ができると体を休めたい。。。と思ってしまいます。

こうなると、
営業開始⇒書類が増える⇒片付ける暇がない⇒書類がまた増える
⇒いろんな書類がごちゃまぜになる⇒欲しい書類がすぐに見つからない
⇒見つけるのに時間がかかる⇒時間がなくなる⇒営業もしなあかん
⇒わ~!!
とストレス満タンになります。

そのためまずは意識改革!「整理する時間ができることはない!」と考えましょう。
日頃から整理する習慣をつけることが大事!となります。
ん?書類の整理と保存方法について。やのに精神論的なものとなっていますね。
これも大事なんですが、今日はここまで!
本格的な話は次回からします。

法人の青色申告の承認申請書について

こんにちは。大阪の本町で公認会計士・税理士事務所をやっている小豆澤です。
今回は青色申告の承認申請書について説明します。

まずよく青色申告と白色申告というのを聞かれると思います。そのなかで、青って
なに?白ってなに?ですが、昔、申告に使っていた用紙の色が青か白かでそのように
言われています。

じゃ、青色申告と白色申告はどっちが得なん?て話になりますが、青色申告は様々な
特典があり得です。主なものは次です。

1. 欠損金の繰越控除
赤字決算となった事業年度の損の大部分あるいは全額を9年間繰越すことができ、
その後黒字となった事業年度の儲けと打ち消すことができます。

2.各種の税額控除の特典が受けられます
税額控除とは、算定した法人税の額から一定のルールに従って税額を差し引くことを
いいます。とりあえず、払う税金が少なくなるケースがいろいろあるってことですね。

3.少額減価償却資産の取得価額を損金処理にできます
一定規模の会社は取得価額が30万円未満の資産(中古資産でもOKです)については、
取得した年にその全額を損金として処理にすることができます。(1年間で取得価額の合
計額が300万円まで適用可能です)

但し、青色申告を選択するためには、
①青色申告の承認申請書を提出し承認を受ける。
②法定の帳簿書類を備えて取引を記録し、かつ一定期間保存すること。
が必要となります。

法人の場合は、帳簿をきっちりつけるので青色申告と白色申告での事務処理の差は
ほとんどありません。
ということで、得するために是非青色申告の承認申請書を提出しましょう!

で、この申請書の提出期限は必ず守るようにして下さい。
提出期限は次のいずれか早い方になります。
①最初の事業年度終了の前日
②設立の日から3か月を経過した日の前日
(青色申告の承認申請書)

ということで、本日はここまでにします。

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